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调度室体系文件

添加时间：2019.05.05 15:45:05 浏览：87


 

质量管理体系文件

 

                                     

 

 

调度室工作手册

文件编号：QＲ/GZ－DD—2018

 

 

第 A 版

 

 

版    次：A/0

 

控制状态： 受控

 

发放号码：

 

 

 

 

 

2018年8月31日发布                          2018年8月31日实施

目  录

1.目的………………………………………………………………………………（1）

2.适用范围…………………………………………………………………………（1）

3.手册内容…………………………………………………………………………（1）

4.职责………………………………………………………………………………（1）

4.1部门职责………………………………………………………………………（1）

4.2工作职能………………………………………………………………………（1）

4.3部门考核标准…………………………………………………………………（3）

4.4部门目标………………………………………………………………………（4）

4.5岗位设置………………………………………………………………………（4）

4.6调度室岗位说明书……………………………………………………………（4）

5.工作程序…………………………………………………………………………（8）

5.1新郁金香轮入境流程…………………………………………………………（8）

5.2新郁金香轮入境业务流程说明………………………………………………（9）

5.3新郁金香轮出境流程…………………………………………………………（10）

5.4新郁金香轮出境业务流程说明………………………………………………（10）

6.调度服务承诺………………………………………………………………… （11）

7.本部门文件管理工作………………………………………………………… （11）

8本部门的改进管理工作…………………………………………………………（14）

9突发安全事故及紧急情况救援预案……………………………………………（16）


1.  目的

    为了更有效地管理船舶，制定了“调度室管理须知”手册，提高船舶运营正点率，提高船舶作业质量提供必要的指示和信息。

2.  适用范围

    本手册适用于调度室。

3.  手册内容

    本手册包括调度室部门职责岗位设置及各项管理规章制度。

4.  职责

  4.1部门职责

1、负责船舶抵港前、靠泊后的准备工作。

2、负责与海事局交管中心联系航道。

3、负责船舶调整泊位、移泊时的港方、船方协调工作。

4、负责船舶委托办理的船港之间工作。

5、负责船舶加淡水工作，当接到船舶申请加淡水的电报，及时与水船联系，为船舶加淡水，并监督加水质量，保证旅客用水安全。

6、负责船舶装、卸货物工作。

7、负责船舶开航前的各项联系工作。

8、完成领导交办的其他工作。

4.2工作职能：

1.在船舶进、出航道，装、卸货，上、下客方面，能够准确掌握船舶停港与航行动态，积极与海事交管中心联系航道，与港口调度联系泊位，使船舶到港后能及时靠港装卸货、上下客，特别是遇到天气状况复杂，台风季节大风浪天气、能见度不良，航道上进、出港船舶拥挤时，能够想方设法与海事局交管中心进行沟通，有效协调，并把船舶动态及时向领导汇报，同时与船长通报港口泊位情况和是否有其他船阻碍航道情况，使船长能够准确了解航道和泊位情况，确保船舶安全进、出港。

2.接到船报准确到港时间后，及时通知有关部门，及时办理通关手续，运送旅客，缩短通关时间，提高通关效率。

3.船舶加淡水大副根据船舶所需数量提出申请，为船舶提供淡水时，水手负责测量淡水数量，认真负责，严格把关，防止供水数量不准确或少加水现象发生。

4.船舶到港后按货运部所提供的进口货物相关信息和进口船舶贝图以及对货物提货的缓急情况，合理安排进口集装箱的卸船工作。

5. 在卸船的同时，上船与该船大副根据本航次出口舱单、货量对本航次的装船贝图进行配载，并向船上通报本航次货物特点和装卸的要求。

6. 根据船舶配载图与码头公司操作部协商本航次的作业计划，并根据本计划安排作业。在其装卸过程中针对所发生的具体情况进行协调和解决，尽量不要发生延误或停止货物的装卸。

7. 督促并落实现场集装箱的机检进度，就装卸进展情况及时的向主管领导进行汇报，以便于其安排船舶的离岗时间和开航事宜。

8.开船前与船长沟通客、货进度，当客、货全部结束启动主机，与轮机长沟通，在保证机器设备正常运转的情况下，尽可能节省燃油，降低公司运营成本。开航前，及时询问船舶代理各项手续是否办理完毕，以方便船舶顺利出港。

9.新郁金香轮修船工作，为了确保船舶按时进厂，当船舶最后一个航次靠上泊位后，积极联系港口调度抓紧卸货和下客，为船舶进厂做好各项准备。

10. 调度室依据船管部所提出的修船申请（修船日期和复航日期等）。并按照公司领导的要求寻找替代船只。并将其具体船舶规范和船公司相应的条件（租金、租船期限、交接船舶等具体事项）反馈给商务部及总经理，以便于公司决策。

11. 根据公司的决定对替代船进行报备工作，向相关主管单位提出申请，其中包括：

1）、协会方面：a、黄海集装箱协会，b、中韩客货班轮专业委员会，这两家协会需要的材料为公司行文文件和运量保证等。

2）、港航局方面：主管部门是河北省交通运输厅港航管理局，相应材料为：公司红头文件原件（替代船的申请）、替代船船舶规范、相应的资质证明文件等（要求有中文目录）。

3）、交通部方面：主管部门是交通部水运司、相应材料为：公司相关红头文件原件、替代船船舶规范、相应的资质证明文件等（要求有中文目录）。以及进行网上报备。

以上各步骤需要同时进行，相关支持协助部门为商务部（翻译、费用核算等）、综合部（协调省港航管理部门）、船管部（出具相应材料等）。

12. 其他具体工作：

1）、口岸部门：代表公司向其提供修船要求的事件描述性文件、替代船的相关材料。

    2）、船舶代理公司：与其进行紧密沟通，落实具体相关事项。协助船舶代理公司做好船舶相应材料的准备工作，缩短时间、简化完备交接船的手续，

13、港内操作方面：根据货运部的要求，与替代船船东进行沟通，确定船舶交接时间、地点等，做好船舶交接工作，向替代船布置航行任务。按照货运部货运运航要求协调港方按其要求进行装卸工作。

14、积极配合船代公司做好相关部门的协调工作，杜绝出现任何因麻痹大意而耽误航行和生产的情况。

4.3部门考核标准：

1、坚守岗位，确保船舶按时进、出港，靠、离泊位。

2、通知客运部做好准备。

3、根据实际情况安排进出口货物的装卸船作业。

4、根据公司实际情况合理寻找、租赁合适的替代船舶。

4.4部门目标

1、船舶进、出港，靠、离泊位准时率98%

2、内外部沟通渠道畅通率100%

3、安排拖轮及时率100%

 

4.5岗位设置

 


4.6 调度室岗位说明书

1、调度室主任岗位说明书

一、岗位基本信息

岗位名称

调度室主任

岗位编号

 

所属部门

调度室

岗位定编

1

直接上级岗位名称

副总经理

直接下属岗位名称

调度员

二、岗位设置目的

为实现公司调度室工作，在副总经理直接领导下，依据质量管理体系要求、国家有关法律法规及公司有关制度，做好部门管理工作。负责指挥、部署、总结和协调工作、督促执行各项规章制度，组织实施调度工作标准化；协调口岸联检各单位，实现安全运营和经济效益最大化目标。

三、主要工作职责

序号

概述

内容描述

1

完善公司制度

1、认真贯彻落实调度工作方面方针、政策、法律、法规、标准及公司各项规章制度；

2、认真贯彻落实公司工作部署；

3、组织制定并督促落实公司调度室工作制度；

2

调度室

工作标准化

1、定期组织召开调度工作会议，总结各项工作；

2、协调船舶进、出港。

3、组织船舶的进、出口货物的装卸工作。

4、做好替代船的租赁、申请等工作。

3

安全检查

1.组织协调各相关往来单位，做好船进出港安全工作检查，排查安全隐患。

4

部门培训

1.负责管理体系标准及体系文件培训工作；

2.安排职员上岗前学习培训。

5

信息管理

1.组织调度室信息资料收集，及时掌握船位进出港动态；

6

外部关系建立

1.协调上级主管部门和边检、海关、出入境检疫、公安等口岸联检部门的关系；

2.协调、办理航次通关手续。

7

调度室监督管理

1.组织制定并监督落实调度室制度；

2船进出港进行协调检查，督促落实调度室工作方案措施和工作内容要求。

3.负责对船舶装、卸工作内容和工作质量状况进行监督、检查和考核以及本部门的管理工作；

4.及时、如实报告调度室日常工作内容，组织做好意外事故的发生工作；

5.负责调度室办公室日常工作。

8

制度流程建设

1.编制、完善、落实部门相关制度流程。

9

部门建设

1.做好部门员工安全、质量培训、管理、考核等工作，充分开发部门人力资源；

2.组织部门文化建设，进行员工思想教育；提高部门员工综合素质

10

其他

完成上级领导交办的各项工作。

四、主要工作权限

业务类

1. 对公司战略规划、经营计划有建议权

2．对安全管理、质量管理方案、制度与流程有提案权

财务类

1. 对授权范围内的相关业务费用有审批权

2. 对本部门预算有建议权

3. 对本部门发生费用有审核权

人事类

1．对下属部门岗位设置和人员进出有建议权

2．对公司薪酬政策有建议权与提案权

五、主要工作关系

内部协调部门或岗位

财务部、客运部、综合部、货运部、新郁金香轮

外部协调单位

口岸边检、海关、出入境检疫、新港湾公司、海事局等相关单位。

六、工作特征

时间要求

非正常工作时间

工作设备

电脑、传真机、打印机、网络等办公设备

工作环境

公司办公区域、码头现场及新郁金香轮

七、任职资格

最低学历

大专

专业

工商管理专业

企业管理专业

工作经验

3年以上企业管理安全质量工作经验

资格证书

高级资格证书

知识和技能

了解国家关于运航运输的法律法规，熟知公司的安全生产规章制度

能力素质

具有组织协调能力、事务处理能力、理解判断能力和表达能力

其他

身体健康、对环境变化适应力强、胜任加班工作及出差、有高度的责任感、原则性强、心理素质好、能够承受较大的工作压力

八、职业发展通道

可晋升岗位

副总经理

可轮换岗位

生产、业务领导岗位

九、岗位说明书修订记录

版本号

修订时间

修订人签字

领导签字

 

 

 

 

2、调度员岗位说明书

一、岗位基本信息

岗位名称

调度员

岗位编号

 

所属部门

调度室

岗位定编

1

直接上级岗位名称

调度室主任

直接下属岗位名称

 

二、岗位设置目的

为实现公司调度室工作，在调度室主任直接领导下，依据质量管理体系要求、国家有关法律法规及公司有关制度，做好调度室具体工作。负责执行调度室具体工作、执行各项规章制度，组织实施调度工作；协调港方操作等各单位，实现安全运营和经济效益最大化目标。

三、主要工作职责

序号

概述

内容描述

1

完善公司制度

1、认真落实执行调度工作及公司各项规章制度；

2、认真落实公司工作部署；

3、落实公司调度室工作制度；

2

调度室

工作标准化

1、定期参加调度工作会议，执行调度室主任分派各项工作；

2、组织船舶的进、出口货物的装卸工作。

3、协助调度室主任做好替代船的租赁、申请等工作。

3

其他

完成调度室主任和公司领导交办的各项工作。

四、主要工作权限

业务类

1. 对安全管理、质量管理方案、制度与流程有提案权

财务类

1. 对本部门预算有建议权

人事类

1．对公司薪酬政策有建议权

五、主要工作关系

外部协调单位

码头作业现场、海关、检验检疫局、报关行等外部机构。

六、工作特征

时间要求

除正常工作时间外，按工作需要进行加班。

工作设备

车辆、电脑、传真机、打印机、网络等办公设备

工作环境

码头现场及新郁金香轮

七、任职资格

最低学历

中专

专业

 

工作经验

1年以上海运业务工作经验

资格证书

 

知识和技能

了解海运知识，熟悉港内作业流程，熟悉船舶配载业务。

能力素质

协调能力较强，，合理安排工作计划、及时、正确的完成各项工作。

其他

身体健康、对环境变化适应力强、胜任加班工作及出差、有高度的责任感、原则性强、心理素质好、能够承受较大的工作压力

八、职业发展通道

可晋升岗位

调度室主任

可轮换岗位

 

九、岗位说明书修订记录

版本号

修订时间

修订人签字

领导签字

 

 

 

 

 

 

5. 工作程序

5.1新郁金香轮入境流程

 

 

5.2新郁金香轮入境业务流程说明：

工作流程

责任部门

服  务  内  容

工 作 标 准

运航日志

新郁金香轮轮锚地

调度室

收到韩方发来的船报及电子邮件时，及时做好记录并将航班泊位准确地通知客运部。

船舶到锚地前1小时进港协调计划、泊位、是否正常。        

记录新郁金香轮时间、旅客人数、行李箱数。

靠泊

调度室

联系海事局航道是否畅通，带缆工人到位。

保证船舶顺利靠港。

记录靠泊时间。

靠好后

调度室

通知联检部门到位上船办理手续。

新郁金香轮靠泊前20分钟看联检部门是否到位。

有没有突发事情需要协调。

下旅客

调度室

通知搭旋梯

检查缆绳是否系好。

下旅客

卸行李

调度室

通知新港湾调度室卸行李箱

及时、准确的将行李箱卸船并落车出场地。

 

卸货

调度室

通知并协调新港湾调度室和外轮理货公司

进行船舶卸货作业。

 

 

5.3新郁金香轮出境流程：

 

 

 

 

5.4新郁金香轮出境业务流程说明：

工作流程

责任部门

服  务  内  容

工 作 标 准

运航日志

装货作业

调度室

根据货运部提供的装货数据和报关行提供的报关数据及时安排船舶装货作业。

装货进度是否顺利。

 

旅客人数

调度室

预计开航时间，和客运部沟通旅客是否上完及人数。

旅客上船是否顺利。

记录人数。

和货运部沟通

调度室

和货运部沟通是否还有加、撤载集装箱并核对装箱数量。

在码头盯着装货情况。

记录箱量。

联检部门沟通

调度室

当客、货结束后，和代理联系手续是否办完。

协调联检部门及时办理出港手续。

记录完货时间。

海事局沟通

调度室

及时和交管中心联系航道是否畅通，保证新郁金香轮正常出港。

提前半小时联系航道。

 

新郁金香轮出港

调度室

联系带揽工到位及时解缆。

提前10分钟到码头。

记录出港时间

通知出港时间

调度室

通知公司领导新郁金香轮准确出港时间。

 

 

 

 

6.调度室服务承诺

保证新郁金香轮按时进出港，做好船舶协调工作

 

7.本部门文件管理工作

7.1  调度室文件管理人员应及时处理收到的各类文件，按规定登记、阅签、审批、请示、批复和归档。本处室的发文工作应按照公司《行政公文处理办法》的规定执行，文件管理人员负责对发文及时登记归档。

7.2  公司内部文件，由主任批办。上级单位、外单位的文件，主任阅签后，由公司领导审批，再由相关人员办理。

 

 

 

 

 7.3  文件管理工作的程序和工作标准见调度图-3《本部门文件管理工作流程图》。

 

本部门文件管理工作流程图

                                                                     调度图—3


本部门文件管理工作标准 

步骤

输入

执行人/

部门

输出

工作标准

 

1、收文登记

 

各类来文

文件管理员

收文记录本

记录内容：收文序号、来文单位、文件名称、文件号、收文日期。文件收到及时交部长。急件应随到随办，不得耽搁。

２、阅签

各类来文

主任

阅签意见

及时阅签意见，及时交给文件管理员。

3、办理

阅签意见

文件管理员

送到相关人员处

及时，不耽误。

4、呈公司领导

各类来文

公司领导

批阅意见

文件管理员根据领导公司领导的批阅意见及时办理。

5、 转相关部门

各类来文

相关部门

送到相关人员处

及时，不耽误。

6、传阅

各类来文

部门成员

阅后签名

认真阅读，领会精神，阅读后及时签名和日期。

7收回文件

办理后的各类来文

文件管理员

本部门归档或交综合部

1.需本部门保存的文件，及时催办并追回文件，确保文件归档

２．需交回综合部的文件，按要求统一归档。

8、归档

各类来文

综合部

归档记录

 执行档案管理规定

 

 


8.本部门的改进管理工作

8.1  根据管理体系标准的关于纠正和预防措施管理要求、管理评审管理要求、内部审核管理的要求，调度室主任应对在内审、外审或在其他检查中发现的本部门的不符合、观察项以及存在的问题，进行原因分析，制定并实施纠正或预防措施，防止不合格的再发生和发生，达到持续改进的目的。

8.2  本部门纠正（预防）措施、改进措施的制订和审批，纠正（预防）措施、改进措施的实施和验证。

8.3  调度室应不断学习行业内其他公司的管理先进经验，对比找出差距，提出改进措施。鼓励员工加强学习,不断提高工作质量.

8.4  调度室每年对本部门工作进行一次全面总结。主任对工作中存在的问题，提出改进措施，落实责任人，以促进本部门各项工作水平不断提高。

9.5  本部门改进工作流程和工作标准见调度图-4《本部门改进管理工作流程图》



本部门改进管理工作流程图

                                                                  调度图-4



本部门改进管理工作标准

步骤

输入

执行人/

部门

输出

工作标准

 

1、分析原因

纠正和预防措施管理规定；外审、内审、管理评审发现的不符合；工作中存在的问题；行业或兄弟单位的先进管理经验

 

调度室

 

不符合及存在问题的原因

 

认真分析，实事求是

2、制订

不符合及存在问题的原因

调度室

纠正/预防措施

符合实际，切实可行

3、审批

纠正/预防措施

领导公司领导

审批意见

 

4、实施

批准的纠正/预防措施

调度室

实施结果和相关记录

严格按措施执行。

5、跟踪验证

批准的纠正/预防措施、实施结果和相关记录

调度室

跟踪验证记录

验证纠正/预防措施的效果是否达到预期的目的。如果所采取的纠正/预防措施效果不好，应再执行1-4步骤，重新进行原因分析、制订措施、审批、实施，重新进行验证。

6、总结

年度工作情况、不符合及存在问题的改进情况

调度室主任

改进措施

促进本部门工作不断得到改进。

 

9.突发安全事故及紧急情况应急救援预案

9.1总则

为提高新郁金香轮生产安全事故应急快速反应和处置能力，确保科学、及时、有效地处理新郁金香轮生产安全事故，最大限度减少人员伤亡和财产损失，根据秦皇岛市交通部文件并结合本部门安全管理的实际情况，制定本预案。

9.1.1 适用范围

本预案适用于调度室所负责范围内的各类突发事件及紧急情况的预警预防、应急处置和协助支持工作。

9.1.2工作原则

1. 以人为本，安全第一

应急工作中首先要保障人民群众的生命财产安全，以最大限度地减少人员伤亡作为首要任务。

2. 统一指挥，分级负责

事故现场应急救援实行“统一指挥，分级响应”工作责任制，在新郁金香轮突发事件应急工作小组总指挥的领导下，工作小组成员依法组织、参与事故救援、调查处理和善后工作，防止出现事故“放大效应”和次生、衍生新的安全事故。新郁金香轮要认真履行安全生产责任主体职责，建立部门安全生产应急预案和应急机制，服从现场指挥，配合事故救援和调查处理工作。

3. 居安思危，预防为主

坚持预防与应急相结合，以预防为主，针对各种安全风险制定安全应对措施，做好应对事故的各项准备工作。平时加强培训和教育，采用科学的预测、预防和应急处置方法，提高预测、预防水平。

4. 快速反应，协调应对

预测、预防和应急处置工作应快速反应，运转高效。调度室与当地检疫、边防、海关、公安、港口医院等有关部门密切协作，建立联动协调机制。充分发挥本客运站在应急处置中的重要支持作用。

9.2应急救援工作的组织领导

1）应急救援工作领导小组

总指挥：  陈冰

副总指挥：杨立胜

成员：  黄登军、杨勇、刘颖

2）应急工作小组成员职责

总指挥：按所发生紧急事件性质与情况，召集应急小组成员制定应急的具体措施，主持应急指挥。

副总指挥：协助应急反应，按总指挥指令带领现场指挥小组迅速赶到现场，担任现场指挥，安排应急领导小组成员值班。

成员：详细了解突发疾病的旅客状态，制定现场的救援方案，联系及配合联检、120急救中心等各相关单位进行及时妥善处理，防止事态扩大。

9.3处置原则

事件发生后应遵循“统一指挥、快速反应、各司其职、协调配合”的原则，共同做好事故的应急处置和抢险救援工作。

1. 总指挥派出应急小组赶赴现场实地指导自救与救援，对有关情况进行调查、核实，支持协助相关救援单位做好抢险救援工作，及时将有关情况向上级领导报告。

2. 副总指挥领导小组成员应按照应急预案中的职责分工，会同公安、消防、卫生等部门做好抢险救援工作，参与事故的调查处理，及时向当地人民政府和有关港口部门续报有关情况。

3. 调度室应在公安、消防、卫生等专业抢险力量到达现场前，应立即启动新郁金香轮的应急救援预案，全力开展事故抢险救援工作，采取有效措施抢救人员和财产，防止事故扩大。同时保护现场，维护现场秩序，妥善保管有关物证，配合有关部门收集证据和事故调查。因抢救人员、疏导交通等原因，需要移动现场物件时，应当做出标志，绘制现场简图并做出书面记录，妥善保存现场重要痕迹、物证，并应采取拍照或者录像等直录方式反映现场原状。

 

 

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