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商务部体系文件

添加时间：2019.05.05 16:04:22 浏览：269


 

质量管理体系文件

 

                                     

 

商务部工作手册

文件编号：Q/GZ－SW—2018

 

 

第 A 版

 

 

版    次：A/0

 

控制状态： 受控

 

发放号码：

 

 

 

 

2018年8月31日发布                          2018年8月31日实施

 

 

 

目  录

1.目的…………………………………………………………………………… （1）

2.适用范围……………………………………………………………………… （1）

3.术语和定义…………………………………………………………………… （1）

4.职责…………………………………………………………………………… （1）

4.1部门职责 …………………………………………………………………… （1）

4.2部门目标……………………………………………………………………  （2）

4.3商务服务承诺 ……………………………………………………………… （2）

4.4 商务服务规范 ………………………………………………………………（2）

4.5部门岗位设置 ……………………………………………………………… （3）

4.6商务部岗位说明书…………………………………………………………  （3）

5.工作程序 …………………………………………………………………… （13）

5.1 货运系统进出口操作工作流程……………………………………………（13）

5.1.1进出口账单审核………………………………………………………… （13）

5.1.2月度结算………………………………………………………………… （16）

5.1.3韩国收入统计…………………………………………………………… （28）

5.2商务工作…………………………………………………………………… （31）

5.2.1商务人员工作流程图………………………………………………… …（31）

5.2.2商务人员工作流程说明……………………………………………… …（32）

6.本部门文件管理工作………………………………………………………  （36）

7.本部门改进管理工作………………………………………………………  （38）



1.  目的

    为进一步提高公司质量管理工作的水平，服务公司的生产经营工作，实现生产服务的规范化、制度化、标准化，减少生产经营过程中的风险和损失，提高顾客满意度，维护企业及员工合法权益和经济利益，确保过程受控状态，将质量管理体系的要求贯穿到各项工作中去，并不断改进工作，特制定本手册。   

2.  适用范围

    本手册适用于商务部。

3.  术语和定义

3.1 公司：秦皇岛秦仁海运有限公司

3.2 货运系统：公司现行的货运计算机管理系统，其服务器布置在公司机房。

3.3 韩国公司：秦仁海运株式会社，注册地：韩国，首尔。

3.4： 提货单：公司签发给收货人用以报关和提货的单据，俗称D/O、小提单。

4.  职责

4.1 部门职责

4.1.1 货运系统：费率认定和运费代码及有关基础资料录入；

                及时审核帐单；

                计提货运成本；

                系统的更新和维护；

                制作统计报表；

                制作退税舱单。

4.1.2 合同管理：按公司合同管理规定审核有关合同；监督合同执行，评价合同执行结果。

4.1.3 成本管理：按照公司成本管理办法审核有关成本单据。

4.1.4 客货运价管理：运价评估和税前利润测算；运价的调整建议。

4.1.5 付费：按公司的有关规定和账面资金状况支付有关费用。

4.1.6 经济效益分析报告：

          利用货运系统和其它资料进行营运效益分析并完成分析报告，组织分析会。

4.1.7 韩国秦仁海运株式会社的有关工作：

          核对在韩国的应收运费，制作开票合同交财务部开具运费发票。

          审核韩国发生的港口使费和其它费用。

          核对往来账

4.1.8 贯彻IＳＯ9000/2015标准，落实本部门质量管理体系承担的职责。

4.1.9 负责承办公司法律事务，具体负责对各类经济合同进行归口管理；

      负责公司诉讼、非诉讼纠纷的处理。

 

4.2部门目标：

1.档案准确率100%

2.账单及时率100%

 

 

4.3 商务服务承诺：

1.服务宗旨：秉承“取信于市场，取信于社会，服务于顾客，货主至上”的服务理念，致力为个人，企业和服务对象提供完善、周到、快捷的代理、运输服务。

2.过程承诺：服务全过程，方便千万家。

 

4.4商务服务规范：

1.佩戴证件上岗，举止得体，文明礼貌，自觉使用文明服务用语；

2.对客户做到热情、周到、耐心、细致；

3.认真履行岗位职责，遵守劳动纪律，不擅自离岗、脱岗，不迟到早退，不聚众聊天、打闹；

4.发扬敬业精神，有良好的职业道德，热爱本职工作；

5.努力学习业务知识，不断提高工作技能和业务水平，为货主提供安全、及时、方便的运输服务；

6.树立服务意识，提高服务质量；

7.遵守国家法律、法规和行业纪律，遵守企业各项规章制度，不刁难敲诈货主，严格执行交通、物价部门制定的运价，收费标准，使用同一票据，文明经营，货主满意率达95%以上；

8.充分发扬秦仁海运精神，顾大局，识大体，提倡协作精神，各部门、各岗位互相尊重，主动配合，维护公司荣誉；

9.及时处理事故和保险理赔，保证货运质量，保障货运工作正常开展；

10.虚心接受各方意见和批评。

 

 

 

 

4.5部门岗位设置


 

4.6 商务部岗位说明书

4.6.1 部长岗位说明书

一、岗位基本信息

岗位名称

部长

岗位编号

 

所属部门

商务部

岗位定编

1

直接上级岗位名称

总经理

直接下属岗位名称

商务部职员

二、岗位设置目的

为实现公司经营目标，依据质量管理体系要求、国家有关法律法规及公司有关制度，组织质量管理体系、商务相关工作。

三、主要工作职责

序号

概述

内容描述

1

完善公司制度

1.认真贯彻落实公司各项规章制度；

2.认真贯彻落实公司商务工作部署；

3.组织制定并督促落实公司货运质量、规章制度、质量标准、工作标准、质量措施。

2

组织商务管理

1.准确审核运价，掌握盈亏核算；

2.完善公司合同管理；

3.组织本部门员工进行业务培训，提高工作效率和服务水平；

4.准确审核港口使费。

3

商务工作考核

1. 定期对部门工作进行考核、监督、检查，发现问题及时改正并准确记录，做到闭环管理。

4

安全检查

1.配合相关部门组织安全生产大检查、巡查工作。

5

职能培训

1.配合相关部门做好公司管理体系标准及体系文件培训工作；

6

外部关系建立

1.协调上级主管部门和相关单位关系；

2.协调、办理商务工作相关手续。

7

制度流程建设

1.编制、完善、落实部门相关制度流程。

8

部门建设

1.做好部门员工商务工作培训、管理、考核等工作，充分运用、开发部门人力资源；

2.组织部门文化建设，进行员工思想教育；提高部门员工综合素质

9

其他

1.完成上级领导交办的各项工作，妥善处理突发事件。

四、主要工作权限

业务类

1.对公司战略规划、经营计划有建议权

2.对商务管理、质量管理方案、制度与流程有提案权

财务类

1. 对授权范围内的相关业务费用有审批权

2. 对本部门预算有建议权

3. 对本部门发生费用有审核权

人事类

1．对下属员工有考核权和奖惩权

2．对下属员工岗位变动和工作分配有决定权

3．对下属部门岗位设置和人员进出有建议权

4．对公司薪酬政策有建议权与提案权

五、主要工作关系

内部协调部门或岗位

调度室、货运部、综合部、财务部、客运部、安质部

外部协调单位

保险公司、河北港口集团、海事局、商检、、各车队报关行、货代等货运相关单位

六、工作特征

时间要求

正常工作时间，集中结账时间紧张。

工作设备

电脑、打印机、网络等办公设备

工作环境

公司办公区域

七、任职资格

最低学历

大专

专业

企业管理

工作经验

3年以上外贸工作管理工作经验

资格证书

物流师

知识和技能

相关的海运和货代业务知识

能力素质

具有组织协调能力、事务处理能力、理解判断能力和表达能力

其他

身体健康、对环境变化适应力强、胜任加班工作及出差、有高度的责任感、原则性强、心理素质好、能够承受较大的工作压力

八、职业发展通道

可晋升岗位

副总经理

可轮换岗位

生产、业务领导岗位

九、岗位说明书修订记录

版本号

修订时间

修订人签字

领导签字

 

 

 

 

4.6.2进口操作人员岗位说明书

一、岗位基本信息

岗位名称

进口操作员

岗位编号

 

所属部门

商务部

岗位定编

1

直接上级岗位名称

商务部部长

直接下属岗位名称

 

二、岗位设置目的

为实现公司经营目标，在部长直接领导下，依据质量管理体系要求、国家有关法律法规及公司有关制度，执行质量管理体系、商务相关工作，做好商务审核、监督及统计工作。

三、主要工作职责

序号

概述

内容描述

1

进口工作职责

1.按照货运系统操作手册，及时录入和修改费率代码。

2.及时审核收费和付费帐单。

3.按时完成有关统计报表。

4.签收有关单位发票，涉及增值税的交财务核对，然后填写报账凭证。

5.发现系统运行中出现问题或认为应当改进的，及时通知软件公司改正和更新。

6.签发提货单。

    2

其他

1.完成上级领导交办的各项工作。

四、主要工作权限

业务类

1. 对公司战略规划、经营计划有建议权

2．对货运管理、质量管理方案、制度与流程有提案权

财务类

1. 对授权范围内的相关业务费用有审批权

2. 对本部门预算有建议权

人事类

1．对业务员报价有建议权

2．对市场运价有建议权

五、主要工作关系

内部协调部门或岗位

调度室、综合部、财务部、客运部、安质部、船管部

外部协调单位

各客户

六、工作特征

时间要求

正常工作时间

工作设备

电脑、传真机、打印机、网络等办公设备

工作环境

公司办公区域、外部市场

七、任职资格

最低学历

大学专科及以上

专业

 

工作经验

 

资格证书

 

知识和技能

掌握EXCEL、WORD等相关办公软件操作，熟悉海运业务及集装箱运输业务知识

能力素质

头脑灵活，具有组织协调能力、事务处理能力、理解判断能力和表达能力

其他

身体健康、对环境变化适应力强、胜任加班工作，有高度的责任感、原则性强、心理素质好、能够承受较大的工作压力

八、职业发展通道

可晋升岗位

部门副部长

可轮换岗位

本部门其他岗位

九、岗位说明书修订记录

版本号

修订时间

修订人签字

领导签字

 

 

 

 

 

4.6.3出口操作人员岗位说明书

一、岗位基本信息

岗位名称

出口操作员

岗位编号

 

所属部门

商务部

岗位定编

1

直接上级岗位名称

商务部部长

直接下属岗位名称

 

二、岗位设置目的

接受客户订舱，和报关行及外代确认好仓单录入，和客户做好提单确认，录入EDI并发给韩国事务所。完成整个航次的货运EDI工作。

三、主要工作职责

序号

概述

内容描述

1

出口岗位职责

1．按照货运系统操作手册，及时录入和修改费率代码；

2．及时审核收费和付费帐单；

3．按时完成有关统计报表；

4．以提单为单位测算货运毛利，对运价调整提出建议；

5．发现系统运行中出现问题或认为应当改进的，及时通知软件公司改正和更新。

2

其他

完成部门领导交办的工作任务。

四、主要工作权限

业务类

 计费账单审核，并完成整个订舱的后续工作

财务类

 提供记账联系单

人事类

对公司薪酬政策有建议权

五、主要工作关系

内部协调部门或岗位

货运部、调度室、综合部、财务部、安质部、船管部

外部协调单位

报关行、外代等等外部机构

六、工作特征

时间要求

正常工作时间，不经常出差

工作设备

电脑、传真机、打印机、网络等办公设备

工作环境

货运部办公室

七、任职资格

最低学历

大学专科及以上

专业

海运相关专业

工作经验

1年以上质量工作经验

资格证书

 

知识和技能

了解国家有关质量方针、政策和法规，胜任公司的质量管理工作，熟知公司的质量管理规章制度、能根据质量管理相关要求编写、修订公司质量管理的各项规章制度。

能力素质

协调能力较强、能协调处理上级、各部门及同事之间的工作关系及各种人际关系、合理的安排工作计划、及时、正确完成各项工作、能够预防、解决发生的质量事故、表达能力强

其他

身体健康、对环境变化适应力强、胜任加班工作、有高度的责任感、原则性强、心理素质好、能够承受较大的工作压力

八、职业发展通道

可晋升岗位

部门副部长

可轮换岗位

本部门其他岗位

九、岗位说明书修订记录

版本号

修订时间

修订人签字

领导签字

 

 

 

 

4.6.4运价操作员岗位说明书

一、岗位基本信息

岗位名称

运价操作员

岗位编号

 

所属部门

商务部

岗位定编

1

直接上级岗位名称

商务部部长

直接下属岗位名称

 

二、岗位设置目的

为实现公司质量目标，在商务部部长直接领导下，依据质量管理体系要求、国家有关法律法规及公司有关制度，合理、高效安排我司派车业务，保证车辆安全、准时集疏港，为客户提供优质的物流服务。

三、主要工作职责

序号

概述

内容描述

1

运价岗位职责

1．及时审核新费率和费率更改；

2．需建立费率代码的费率，及时建立费率代码并录入货运系统；

3．认为运价不合理的或有调整必要和有涨价空间的及时提出调整建议。

2

其他

完成部门领导交办的工作任务。

四、主要工作权限

业务类

对质量管理方案、制度与流程有提案权

财务类

对本部门预算有建议

人事类

对公司薪酬政策有建议权

五、主要工作关系

内部协调部门或岗位

货运部

外部协调单位

 

六、工作特征

时间要求

正常工作时间

工作设备

电脑、传真机、打印机、网络等办公设备

工作环境

办公室

七、任职资格

最低学历

大学专科及以上

专业

货代相关专业

工作经验

1年以上质量工作经验

资格证书

 

知识和技能

了解货代相关知识并熟悉相关流程，熟悉掌握物流方面知识，熟练营运办公软件。

能力素质

有较强的团队精神，协调能力较强、能处理突发事件并采取相应措施，协调好客户关系。善于统计、分析业务相关数据。

其他

身体健康、对环境变化适应力强、胜任加班工作、有高度的责任感、原则性强、心理素质好、能够承受较大的工作压力

八、职业发展通道

可晋升岗位

部门副部长

可轮换岗位

业务

九、岗位说明书修订记录

版本号

修订时间

修订人签字

领导签字

 

 

 

 

4.6.5成本操作员岗位说明书

一、岗位基本信息

岗位名称

成本操作员

岗位编号

 

所属部门

商务部

岗位定编

1

直接上级岗位名称

商务部部长

直接下属岗位名称

 

二、岗位设置目的

为实现公司经营目标，在商务部部长直接领导下，依据质量管理体系要求、国家有关法律法规及公司有关制度，执行质量管理体系、商务相关工作，做好商务审核、监督及统计工作。

三、主要工作职责

序号

概述

                    内容描述

1

成本工作职责

1．按时计提有关成本；

2．督促一有关单位及时开具合格发票；

3．发票核对无误后按时制作报销单报请有关人员和领导签批；

4．报销单签字后送财务付款。

2

其他

1.完成上级领导交办的各项工作。

四、主要工作权限

业务类

对质量管理方案、制度与流程有提案权

财务类

对本部门预算有建议

人事类

对公司薪酬政策有建议权

五、主要工作关系

内部协调部门或岗位

综合部、财务部、货运部

外部协调单位

各车队报关行、货代等货运相关单位

六、工作特征

时间要求

正常工作时间，结算期加班

工作设备

电脑、传真机、打印机、网络等办公设备

工作环境

公司办公区域

七、任职资格

最低学历

大学专科及以上

专业

企业管理相关专业

工作经验

1年外贸出口业务工作经验

资格证书

英语四级证书

知识和技能

了解海运知识，熟悉公司价格，掌握EXCEL、WORD等相关办公软件操作

能力素质

具有组织协调能力、事务处理能力、理解判断能力和表达能力

其他

身体健康、对环境变化适应力强、胜任加班工作，有高度的责任感、原则性强、心理素质好、能够承受较大的工作压力

八、职业发展通道

可晋升岗位

部门副部长

可轮换岗位

本部门各岗位

九、岗位说明书修订记录


4.6.6使费操作员岗位说明书

一、岗位基本信息

岗位名称

使费操作员

岗位编号

 

所属部门

商务部

岗位定编

1

直接上级岗位名称

商务部部长

直接下属岗位名称

 

二、岗位设置目的

为实现公司经营目标，在商务部部长直接领导下，依据质量管理体系要求、国家有关法律法规及公司有关制度，执行质量管理体系、商务相关工作，做好商务审核、监督及统计工作。

三、主要工作职责

序号

概述

内容描述

1

使费工作职责

1．督促韩国代理及时发送航次账单（C/A）

2．审核航次账单。

3．拒付不合理或未确认的使费项目。

4．签认航次账单。

2

其他

1.完成上级领导交办的各项工作。

四、主要工作权限

业务类

对质量管理方案、制度与流程有提案权

财务类

对本部门预算有建议

人事类

对公司薪酬政策有建议权

五、主要工作关系

内部协调部门或岗位

综合部、财务部、货运部

外部协调单位

各车队报关行、货代等货运相关单位

六、工作特征

时间要求

正常工作时间，结算期加班

工作设备

电脑、传真机、打印机、网络等办公设备

工作环境

公司办公区域

七、任职资格

最低学历

大专

专业

企业管理相关专业

工作经验

1年外贸出口业务工作经验

资格证书

英语四级证书

知识和技能

了解海运知识，熟悉公司价格，掌握EXCEL、WORD等相关办公软件操作

能力素质

具有组织协调能力、事务处理能力、理解判断能力和表达能力

其他

身体健康、对环境变化适应力强、胜任加班工作，有高度的责任感、原则性强、心理素质好、能够承受较大的工作压力

八、职业发展通道

可晋升岗位

部门副部长

可轮换岗位

本部门各岗位

九、岗位说明书修订记录


4.7.7合同操作员岗位说明书

一、岗位基本信息

岗位名称

合同操作员

岗位编号

 

所属部门

商务部

岗位定编

1

直接上级岗位名称

商务部部长

直接下属岗位名称

 

二、岗位设置目的

为实现公司经营目标，在商务部部长直接领导下，依据质量管理体系要求、国家有关法律法规及公司有关制度，执行质量管理体系、商务相关工作，做好商务审核、监督及统计工作。

三、主要工作职责

序号

概述

内容描述

1

合同工作职责

1．及时审核合同并在合同审批表上注明意见或建议；

2．预测合同执行的经济效果；

3．评估合同执行的经济效果。

2

其他

1.完成上级领导交办的各项工作。

四、主要工作权限

业务类

对质量管理方案、制度与流程有提案权

财务类

对本部门预算有建议

人事类

对公司薪酬政策有建议权

五、主要工作关系

内部协调部门或岗位

财务部、货运部、客运部

外部协调单位

各车队报关行、货代等货运相关单位

六、工作特征

时间要求

正常工作时间，结算期加班

工作设备

电脑、传真机、打印机、网络等办公设备

工作环境

公司办公区域

七、任职资格

最低学历

大学专科及以上

专业

企业管理相关专业

工作经验

1年外贸出口业务工作经验

资格证书

英语四级证书

知识和技能

了解海运知识，熟悉公司价格，掌握EXCEL、WORD等相关办公软件操作

能力素质

具有组织协调能力、事务处理能力、理解判断能力和表达能力

其他

身体健康、对环境变化适应力强、胜任加班工作，有高度的责任感、原则性强、心理素质好、能够承受较大的工作压力

八、职业发展通道

可晋升岗位

部门副部长

可轮换岗位

本部门各岗位

九、岗位说明书修订记录


 

 

 

 

 

5.工作程序

5.1货运系统进出口操作工作流程 

5.1.1进出口账单审核

1. 登录货运系统http://hy.qininferry.net:8090/，填写用户名、密码、验证码。（附图1）

 

 

 （图1）

 

2. 进入商务→应收账单管理→筛选费用客户→业务类型（进口）→筛选航次→点击查询。筛选客户完毕后，根据进口费用明细（费用审批单）审核应收费用，并通过应收费用明细，将应付各家相关单位的费用的明细做出，写至货运部进口操作所给的进口账单上。（附图2 –图11）

    （图2）                                          

 

  （图3）


（图4）   
                                       
   （图5）

 

 


（图6）    

                                         
 （图7）


（图8）                                         


   （图9）   

 


 

（图10）     
   
                                        （图11）  

3. 
根据账单（图11），将客户、提单号、箱量、应收的海运费用、货代费用，和应付各家相关单位的费用填写至进口综合大表。（附图12 –图14）

 

（图12）     
      
                                     （图13）  

 

 

                   （图14）

 

 

5.1.2月度结算

1. 在系统内按月份将所有账单审核完成以后，查询当月全部应收账款：费用客户（清空）→记账日期（筛选至当月）→业务类型（进口）→航次（清空）→点击查询。（附图15 –图19）


（图15）  

   
                                           （图16）  


 

 

（图17）    
     
                                       （图18）  

   （图19）  

 


2. 系统内显示全部当月应收账款金额（图19）：海运业金额USD、海运业金额RMB、货代业金额RMB，根据系统应收费用与之前填写的进口综合大表进行核对，保证准确无误。（附图20 –图22）

 

（图20）      
                                          
（图21）  

 


                  （图22）  

 

 

3. 应付费用核对：将应付各家相关单位的费用进行每个航次的核对（例 新港湾），

进入商务→应付账单管理→记账日期（不筛选）→筛选费用客户→业务类型（进口）→筛选航次→点击查询，（附图23 –图 27）

 

（图23）    
       
                                     （图24）  

 


（图25）   
        
                                     （图26）  

 

 

 

 

根据航次筛选应付金额与综合大表进行核对。（附图27 –图 28）核对准确后按航次、筛选记账日期后，将费用审核至11月份。（附图29- 图30）

 

 （图27）           

                        （图28）  

（图29） 
        
                                       （图30）  

 

然后将整月的费用进行核对：记账日期（筛选至11月）→筛选费用客户→业务类型（进口）→航次（清空）→点击查询，（附图31 - 35 图） 将系统应付（新港湾）费用与综合大表应付（新港湾）费用进行核对。（附图35 与 图36 核对）

【其它客户均按此操作步骤进行费用核对，例：外代、外代物流、恒吉达、迅嘉等，车队除外】

 

（图31）    
        
                                    （图32）  

 

 

（图33）  
  
                                            （图34）  

 


 

（图35）   
   
                                          （图36）  

 

 

 

4. 应付车队陆运费费用核对：进入统计报表→航次派车汇总→船名筛选→航次筛选→承运车队筛选（例：景鸿车队）→进/出口帅选（进口）→点击查询。（附图37 – 图40）将系统按航次筛选的应付费用与进口综合大表的航次应付费用进行核对，（附图41与图42进行核对）核对准确无误后，将系统内的费用生成应付账单。（附图43 – 图44）

 

 

 

（图37）    
      
                                      （图38）

 

（图39）
     
                                           （图40）

 

 

（图41）       
 
                                        （图42）

 

 

 

（图43）      

                                          （图44）

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. 按航次将整月应付车队陆运费的费用全部生成应付账单后，

进入商务→应付账单管理→记账日期（清空）→筛选费用客户（景鸿车队）→业务类型（进口）→航次筛选→点击查询（图45 –图49）→选中账单号→审核至当月（例：11月）（附图50 –图51）


（图45）    
 
                                           （图46）

 


 

（图47）    

                                            （图48）

 

（图49）   
                                    
         （图50）

 

 

 

     （图51）

 

 

 

 

 

 

 

6. 将整月应付车队费用进行核对（例：景鸿车队）：记账日期（筛选至当月）→筛选费用客户（景鸿车队）→业务类型（进口）→航次筛选（清空）→点击查询，（附图 52 –图56）将系统应付费用与综合大表应付费用进行核对。（附图56 与 图57 核对）


  

（图52）    


                                         （图53）

 

 

（图54）    

                                           （图55）

 

（图56）    
        
                                    （图57）

5.1.3 韩国收入统计：

1. 将韩国发来的CA 进行统计整合，（例1583W）分别统计FRT(USD)、BAF（USD）、THC（KRW）、THC（USD） 四项韩国收取的费用。（附图58）并与系统进行核对，进入统计报表→点击运费舱单→筛选船名→筛选航次（例1583W）→点击查询，将查询结果拉到最下方进行核对，（附图59 –图62） 

 

 （图58）

 


（图59）      
         
                              （图60）

 


（图61）     
                        
                   （图62）

 

 

 

 

备：（附图59与 图62 核对）填写至韩国收入统计表。（附图63）

将整月韩国收入核对、填写准确无误后，填写当月韩国进口开票合同（附图64）打印让商务部部长签字、盖完章后转交给财务，财务给开具当月韩国进口收入发票后存档。（附图65）


 

（图63）    
                      
                      （图64）

 

（图65）

 

 

5.2商务工作

5.2.1商务人员工作流程见图-66《商务操作流程图》


（图66）

 

5.2.2商务人员工作流程说明：

工作流程

责任

部门

服  务  内  容

工 作 标 准

作业文件

记录

1完善客户信息

货运部市场开发人员

1根据市场人员提供的新客户资料确认费率并与客户签订代理合同；

2确认客户开票信息、货物品名、代理业务项目等。

客户资料完善化

客户资料（企业营业执照、税务登记证、一般纳税人信息表等）

合同

2规范费率标准

货运部操作人员

1将审核后的费率标准移交操作；

2将客户开票要求、代理业务等相关信息均以纸质形式传递给操作；

费率规范化管理

客户费率标准

费率审核单

3维护费率备查表

商务操作员

1老客户如有费率变化情况，根据相关人员提供的审批文件维护费率备查表；

2新客户按照审批后的费率标准维护费率备查表；

费率备查表要标注清楚代理单位、品名、货源地等等一切影响费率变化的信息。

费率系统化管理

客户信息及费率标准

费率备查表

4航次费用初审

货运部操作人员，商务操作员

1审核运费仓单中的海运业费用是否与系统录入情况一致；

2审核费用确认的海运业费用是否与系统、运费仓单一致；

3审核运费仓单中显示的代理单位是否正确；

外代订舱客户要根据不同委托单位、不同货物品名、不同货源地等情况分别审核费用收取是否正确；

4秦仁服务订舱客户要根据不同委托单位、不同货物品名、不同货源地等情况分别审核费用收取是否正确；

5直接与秦仁订舱客户要根据不同的订舱代理、不同的收发货人、不同的货物品名等情况分别审核费用收取手否正确。

避免费用错记、漏记,错收、漏收

航次运费仓单、费用确认及费率备查表

 

5根据操作提供的原始账单划分海运业、货代业费用

商务操作员

1外代订舱客户要统计出单航次应收外代海运业费用合计；

2秦仁服务订舱客户要统计出单航次应收秦仁服务费用合计；

3秦仁订舱客户要分别统计出单客户应收海运业费用及货代业费用。

 

航次运费仓单、费用确认

航次海运费收入统计表

6确认见款放单客户应收账款并配合操作开具发票

商务操作员

 

1对比见款放单客户费用确认单及操作提供的开票合同是否信息一致，签字确认给操作，给客户开具发票；

2要根据签订合同时提供的纳税人信息确认开具何种发票。

配合财务做好发票管理工作

费用确认及开票合同

 

7付费审核

商务操作员

1根据新港湾提供的航次对账单核对航次应付港杂费是否正确；

2根据派车人员提供的航次派车单（派车日志）核对应付车队陆运费是否正确；

3根据操作提供的应付报关费及报关行提供的对账单核对应付报关费是否正确；

4外代代理业务要按照航次应收外代海运费核对应付外代代理费是否正确；

5秦仁服务代理业务要按照航次应收秦仁服务海运费核对应付秦仁服务代理费时候正确；

6通过内贸船中转出口的业务要根据箱型、箱量及海运费核对应付中海船务中转海运费、中转杂费和应付振华物流代理费是否正确；

7天津多盈代理业务要根据航次应收天津多盈海运费核对应付多盈代理费是否正确。

避免费用错记、多记，错付、多付

新港湾对账单、派车单等

 

 

8维护商务收、付台账

 

商务操作员，财务人员

1商务台账要记录清楚应收费用项目、币种、金额；

2商务台账中海运业费用开具G票；

3商务台账中货代业费用开具增值税发票；

4商务台账要记录清楚应付费用的项目、金额、单位。

为后期统计分析提供合理化依据

 

运费仓单及费用确认

 

商务台账

 

9月底制作当月应收、应付综合统计表

商务操作员、财务人员

1根据商务台账进行分类汇总，生成当月应收、应付综合统计表格。

为后期月结客户对账及付费对账做准备

商务台账

综合统计表

10应收账款管理工作

商务操作员、财务人员

1根据综合统计表制作月结客户应收账单；

2与客户确认月结费用并开具发票（如出现问题，联系操作及相关业务人员修干账单信息）；

3与财务核对整月应收账款及开票情况（保证应收账款与发票的一致性）；

4次月五日将应收账款回收情况汇报领导，领导酌情安排放货后通知操作；

随时根据出纳提供的银行水单维护应收账款台账。

应收账款管理标准

水单

应收账款台账

11货运成本管理

商务操作员、财务人员

1根据综合统计表制作各代理单位应付账款明细；

2与各报关行核对应付报关费是否正确，开票；

3与各车队核对应付陆运费是否正确，开票；

与新港湾核对应付港杂费是否正确，开票；

4当月如有熏蒸客户产生熏蒸费要与熏蒸队核对熏蒸费是否正确，开票；

5与外代核对应付换单费、港口建设费、代理费是否正确、开票；

6与秦仁服务核对应付代理费是否正确、开票；

根据实际代理情况划分成本项目：根据财务要求将海运成本、货代成本区分，分别通知代理单位开具普票和专票；

7制作当月成本账单给财务。

货运成本管理标准

 

 

12统计分析

商务操作员

1货运收入分析包括：海运收入分析（韩国+中国）、货代业收入分析（中国）；

2货运成本分析包括：海运成本（集装箱成本、租箱成本等）、货代业成本（陆运成本、港口费用成本、报关成本等）。

 

 

 

13分析数据发送领导

商务操作员

1分析数据包括：货运收入分析、货运成本分析、箱量分析、应收账款回收情况及各数据同期比较情况分析。

 

 

 

14存档

 

商务操作员

1归档资料包括：运费仓单、费用确认、应收应付综合统计表、货运收入汇总表、货运成本汇总表等。

 

 

 

 

 

6.本部门文件管理工作

6.1商务部文件管理人员应及时处理收到的各类文件，按规定登记、阅签、审批、请示、批复和归档。本处室的发文工作应按照公司《行政公文处理办法》的规定执行，文件管理人员负责对发文及时登记归档。

6.2公司内部文件，由部长批办。上级单位、外单位的文件，部长阅签后，由公司领导审批，再由相关人员办理。

6.3 文件管理工作的程序和工作标准见商务图-67《本部门文件管理工作流程图》。

本部门文件管理工作流程图

                                                                   商务图—67


步骤

输入

执行人/

部门

输出

工作标准

 

1、收文登记

 

各类来文

文件管理员

收文记录本

记录内容：收文序号、来文单位、文件名称、文件号、收文日期。文件收到及时交部长。急件应随到随办，不得耽搁。

２、阅签

各类来文

部长

阅签意见

及时阅签意见，及时交给文件管理员。

3、办理

阅签意见

文件管理员

送到相关人员处

及时，不耽误。

4、呈公司领导

各类来文

公司领导

批阅意见

文件管理员根据领导公司领导的批阅意见及时办理。

5、 转相关部门

各类来文

相关部门

送到相关人员处

及时，不耽误。

6、传阅

各类来文

部门成员

阅后签名

认真阅读，领会精神，阅读后及时签名和日期。

7收回文件

办理后的各类来文

文件管理员

本部门归档或交综合部

1.需本部门保存的文件，及时催办并追回文件，确保文件归档

２．需交回综合部的文件，按要求统一归档。

8、归档

各类来文

综合部

归档记录

 执行档案管理规定

本部门文件管理工作标准

 

 

 

 

7.本部门的改进管理工作

7.1  根据管理体系标准的关于纠正和预防措施管理要求、管理评审管理要求、内部审核管理的要求，商务部部长应对在内审、外审或在其他检查中发现的本部门的不符合、观察项以及存在的问题，进行原因分析，制定并实施纠正或预防措施，防止不合格的再发生和发生，达到持续改进的目的。

7.2  本部门纠正（预防）措施、改进措施的制订和审批，纠正（预防）措施、改进措施的实施和验证。

7.3  商务部应不断学习行业内其他公司的管理先进经验，对比找出差距，提出改进措施。鼓励员工加强学习,不断提高工作质量。

 

7.4  商务部每年对本部门工作进行一次全面总结。部长对工作中存在的问题，提出改进措施，落实责任人，以促进本部门各项工作水平不断提高。

7.5  本部门改进工作流程和工作标准见商务图-68《本部门改进管理工作流程图》

 

 

 

 

本部门改进管理工作标准

步骤

输入

执行人/

部门

输出

工作标准

 

1、分析原因

纠正和预防措施管理规定；外审、内审、管理评审发现的不符合；工作中存在的问题；行业或兄弟单位的先进管理经验

 

商务部

 

不符合及存在问题的原因

 

认真分析，实事求是

2、制订

不符合及存在问题的原因

商务部

纠正/预防措施

符合实际，切实可行

3、审批

纠正/预防措施

公司领导

审批意见

 

4、实施

批准的纠正/预防措施

商务部

实施结果和相关记录

严格按措施执行。

5、跟踪验证

批准的纠正/预防措施、实施结果和相关记录

商务部

跟踪验证记录

验证纠正/预防措施的效果是否达到预期的目的。如果所采取的纠正/预防措施效果不好，应再执行1-4步骤，重新进行原因分析、制订措施、审批、实施，重新进行验证。

6、总结

年度工作情况、不符合及存在问题的改进情况

商务部部长

改进措施

促进本部门工作不断得到改进。

 


 

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